© Новоселова Наталия, ведущий специалист клуба «Супер-Розница» для журнала Управление магазином. Всем известно, что инвентаризация– один из важнейших бизнес-процессов торгового предприятия и хороший инструмент контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей. Но полная инвентаризация - длительный процесс, связанный, как правило, с приостановкой работы магазина. Такую «роскошь» мы можем себе позволить не более одного-двух раз в год. Что же делать в перерывах?
Методическое пособие о порядке проведения ревизии в предприятиях и с Инструкцией о порядке проведения инвентаризации основных средств. В магазинах, где не предусмотрено применение контрольно - кассовых.
Настоящее пособие предназначено для работников контрольно - ревизионного аппарата УИС при проведении ревизии в торговых предприятиях и организациях. При проведении ревизии и проверок на предприятиях и в организациях торговли следует учитывать особенности ведения в них бухгалтерского учета. В частности, следует иметь в виду, что товары от промышленности поступают в торговлю по оптовым ценам, а приходуются они в подотчет материально ответственных лиц по розничным ценам; естественная убыль товаров, как и другие нормируемые их потери, списываются с подотчета материально ответственных лиц лишь в том случае, если по результатам инвентаризации была выявлена недостача товаров; результаты инвентаризации тары в магазинах, буфетах и т.п. должны определяться в таком же порядке, как и на складах. Порядок бухгалтерского учета поступления и реализации товаров на предприятиях розничной торговли и общественного питания установлен Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (Комитет РФ по торговле от 10 июля 1996 г. N 1-794/32-5). I. Порядок проверки сохранности денежных средств в торговых предприятиях и организациях 1.1. Порядок проверки сохранности денежных средств в центральной кассе предприятия и торговой организации 1. В центральной кассе инвентаризация наличных денег, ценных бумаг, чеков и других денежных документов проводится немедленно по прибытии на ревизуемый объект ревизионной группы. Инвентаризация проводится в соответствии с Инструкцией о порядке проведения инвентаризации основных средств, товарно - материальных ценностей, денежных средств и расчетов в организациях и предприятиях (Приказ Минторга СССР от 29 августа 1984 г. N 231, Приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49). Инвентаризация проводится под руководством одного из членов ревизионной группы в присутствии кассира и главного бухгалтера. 2. Предъявленные кассиром расписки в остаток наличности кассы не включаются. Заявление кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих проверяемым торговым предприятиям и организациям, во внимание не принимаются, а при определении результатов считаются излишками, подлежащими оприходованию. 3. Выявленное фактическое наличие денежных средств оформляется актом инвентаризации наличия денежных средств, в котором определяются и результаты инвентаризации. На хранящиеся в кассе бланки и документы строгой отчетности оформляется инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности. 4. Если в результате инвентаризации в кассе выявлена недостача, то руководитель ревизионной группы должен поручить одному из ее членов (преимущественно тому, который проводил инвентаризацию в кассе) немедленно приступить к ревизии кассовых операций за период, в котором выявлена указанная недостача (а при необходимости - и за другие периоды). По результатам этой ревизии составляется отдельный (промежуточный) акт с приложением необходимых объяснений материально ответственных или должностных лиц, который приобщается к основному акту ревизии. Кроме того, экземпляр акта направляется руководителю органа, назначившего ревизию. 5. При проведении инвентаризации в кассе необходимо установить: соответствует ли помещение кассы своему назначению, сдается ли касса под охрану, обеспечивается ли охрана при транспортировке наличных денег из учреждения банка, полученных на выплату заработной платы и на другие цели, а также при сдаче их в банк (при отсутствии инкассации) или в отделение связи. Особенно тщательно проверяется состояние охраны кассы в дни, когда выплачивается заработная плата. Эта проверка проводится по журналу сдачи кассы под охрану, а также путем бесед с кассиром и другими лицами. Если помещение кассы оснащено предупредительной сигнализацией, то надо выяснить, не было ли случаев выхода ее из строя и как в этих случаях, особенно в дни выплаты заработной платы, обеспечивалась охрана кассы. 6. В процессе ревизии операций с денежными средствами, совершенных центральной кассой, сплошным методом необходимо проверить: а) полноту оприходования поступивших наличных денег, для чего сопоставляется оборот по дебету счета "Касса" с оборотом по кредиту каждого корреспондирующего счета, а затем с кассовой книгой, отчетами кассиров и первичными документами. Для более глубокой проверки полноты оприходования наличных денег, полученных с расчетного счета в Госбанке, необходимо получить справку о выданных чековых книжках за весь ревизуемый период, сверить суммы, оприходованные по кассе, с корешками чеков и с выписками Госбанка; проверить, не было ли случаев отнесения на дебет счетов расчетов вместо счета "Касса" полученных наличных денег с целью их хищения; б) своевременность оприходования поступивших наличных денег, для чего следует сопоставить дату отчета кассира с датами, указанными в приложенных приходных документах, в выписке из расчетного счета в Госбанке, в квитанциях к приходным кассовым ордерам, приложенным к отчетам магазинов и ларьков. Особо тщательно проверяется своевременность оприходования денег в те дни, когда в кассе проводилась инвентаризация; в) своевременность и полноту сдачи в Госбанк торговой выручки, других денежных поступлений. В связи с этим проверяется по кассовой книге и устанавливается, за каждый ли рабочий день деньги сданы в Госбанк. Полнота сдачи денег проверяется по кассовой книге путем сопоставления остатка на конец каждого дня с установленным лимитом. Кроме того, выборочно сопоставляются суммы поступления выручки по кассовой книге с первичными документами. Превышение лимита, за исключением дней, когда выплачивается зарплата, показывает, что наличные деньги в Госбанк сдаются не полностью. Это превышение следует отразить в следующей ведомости превышений лимита остатков денег в центральной кассе _______ (предприятия), установленных за период с "__" ______ 200_ г. по "__" ______ 200_ г.; Примечание. В ведомости не включается превышение лимита в дни, предусмотренные для выплаты зарплаты. Указанная ведомость является приложением к акту комплексной ревизии и подписывается ревизором, руководителем ревизуемого предприятия, главным бухгалтером ревизуемого предприятия, бухгалтером по финансово - расчетным операциям, кассиром. г) ведомости на выплату заработной платы, пособий по больничным листам и пенсий. В ведомостях, составленных вручную, следует просчитать итоги "К выдаче на руки" и сопоставить с итогами выплаченных и депонированных сумм, а в ведомостях, составленных на машинах выборочно, поручить это сделать оператору, который не работал с этими ведомостями. Ведомости следует сопоставить с ведомостями начисления зарплаты, а в них - итоги начисления, удержаний, к выдаче на руки и баланс этих сумм, а также сверить с табелями, данными отдела кадров и книгой явок на работу на предмет выявления подставных лиц. Необходимо проверить, нет ли в ведомостях подчисток и поправок (сумм, фамилий, инициалов, месяца, года и др.); одинаковых расписок в получении денег против разных фамилий или разных расписок в получении денег против одной и той же фамилии в ряде ведомостей. Нет ли в ведомостях фамилий лиц, систематически не получающих зарплату, которая перечисляется на депоненты, что характерно для подставных лиц; д) как соблюдается требование Положения о ведении кассовых операций предприятиями, организациями, учреждениями в части порядка выдачи денег лицам, не состоящим в списочном составе ревизуемого объекта, только по расходным кассовым ордерам (включая и выплату зарплаты), выписываемым отдельно на каждое лицо; сверить выплаченные суммы с учетом расходов материальных ценностей на выполненные работы; е) соблюдение законности и обоснованности отнесения сумм с кредита счета "Касса" на издержки производства и обращения; ж) соблюдение установленного порядка хранения чековых книжек, не допускается ли выписка предъявительских чеков на получение денежных средств из банка вместо именных, нет ли случаев подписи руководителем, главным бухгалтером ревизуемого объекта незаполненных чеков; з) выполнение указания о запрещении исполнять обязанности кассиров работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов, а также осуществляющим учет денежных и банковских операций; и) не допускается ли выписка кассовых ордеров кассиром, осуществляется ли предварительная регистрация приходных и расходных кассовых ордеров; к) погашаются ли в установленном порядке кассовые документы; л) проводятся ли в кассе ежемесячно инвентаризации, каковы их результаты и правильно ли они отражены в учете; обеспечивается ли их внезапность; не проводятся ли они на одну и ту же дату; м) заключен ли с кассиром договор о материальной ответственности; н) соответствуют ли балансовые остатки счета "Касса" остаткам в Главной книге и журнале - ордере, а также сумме остатков денежных средств, выведенных в кассовых книгах по центральной кассе и магазинам, по которым ведется счет "Касса" на каждое первое число месяца; о) не назначается ли председателем инвентаризационной комиссии, проводящей инвентаризацию в кассе, два или более раз подряд один и тот же работник. 1.2. Порядок проверки сохранности денежных средств в магазинах, палатках и в мелкой рознице 7. Проверка сохранности денежных средств в розничной торговле проводится одновременно: а) с ревизией денежных операций по тем магазинам, по которым ведется аналитический счет "Касса" и, следовательно, составляются отчеты кассира; б) с ревизией товарных операций по тем магазинам, палаткам и т.п., где отчеты кассира не составляются, а денежные операции отражаются в товарных отчетах, составляемых в установленные сроки материально ответственными лицами. 8. В розничных организациях денежные расчеты с населением ведутся с применением контрольно - кассовых машин в соответствии с Законом РФ от 18 июня 1993 г. N 5215-1 "О применении контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", Постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 30 июля 1993 г. N 745 "Об утверждении Положения по применению контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно - кассовой машины" (с изменениями и дополнениями). Формы документов для учета наличных денег без применения контрольно - кассовых машин определены в инструктивном письме Госналогслужбы РФ от 22 июня 1995 г. N ЮУ-4-14/29н "О формах документов строгой отчетности для учета наличных денежных средств без применения контрольно - кассовых машин" и в письме Государственной налоговой службы РФ от 23 мая 1994 г. НИ-6-14/176 "О применении контрольно - кассовых машин в мелкорозничной торговле". Сумма розничного товарооборота определяется по сумме выручки за реализованные товары. Выручка рассчитывается как разность между показаниями сумм контрольно - кассовых машин на конец и начало дня по каждому структурному подразделению. По каждому магазину, где установлены контрольно - кассовые машины, необходимо проверить, обеспечивалась ли их бесперебойная работа в ревизуемый период. Если в какие-то периоды машины не работали, то следует установить, какие меры принимала администрация (своевременно ли устранены повреждения, выявлены ли виновные лица, приняты ли к ним надлежащие меры и какова их действенность). Следует установить, не повреждаются ли систематически контрольно - кассовые машины на одних и тех же предприятиях. При установлении таких фактов нужно проанализировать причины повреждения. Если повреждения происходили по вине работников магазина, то за периоды, когда не эксплуатировались контрольно - кассовые аппараты, следует тщательно проверить приходные документы на товары и тару, поступившие непосредственно от промышленных и сельскохозяйственных предприятий, на предмет выявления случаев поступления товаров в большем количестве, чем указано в документах поставщика. Следует проверить: соблюдаются ли правила ведения книги кассира - операциониста торгового предприятия, открываемой на каждую кассовую машину; ежедневно ли в ней записываются показатели суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня и на его конец и определяется сумма выручки за день (смену); указывает ли в книге руководитель магазина (другой ответственный работник, в обязанность которому это вменено) за каждый день (смену) результат (недостача, излишек) после сдачи выручки. Эти результаты нужно тщательно проанализировать, установить, эпизодически ли возникают расхождения или же они носят систематический характер, какие меры в этих случаях принимает администрация и какова их действенность; требование о регулярном контроле аппаратом управления ревизуемого объекта соблюдения типовых правил эксплуатации контрольно - кассовых аппаратов, порядке ведения книги кассира - операциониста. Соблюдаются ли установленные правила расчетов наличными деньгами (Постановление Правительства РФ от 17 ноября 1994 г. N 1258 "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами", распоряжение Правительства от 26 августа 1995 г. N 1225-р с учетом указания ЦБ РФ от 7 октября 1998 г. N 375-у (10 тыс. рублей), не производится ли выдача наличных денег в виде займов другим подразделениям. 10. В процессе ревизии следует провести в течение рабочего дня (смены) в ряде магазинов, эксплуатирующих контрольно - кассовые машины, инвентаризацию наличных денег в операционных кассах. Она проводится членом ревизионной группы с участием руководителя магазина или другого уполномоченного на то ответственного работника. Вначале снимаются показания суммирующих денежных счетчиков на момент проверки и записываются в книгу кассира - операциониста. Сумма выручки за проработанное время определяется как разность между показаниями счетчиков на момент инвентаризации и на начало дня (смена). 11. В магазинах, эксплуатирующих контрольно - кассовые машины, полнота оприходования выручки определяется путем сравнения ее суммы, определенной в книге кассира - операциониста (книга кассира - операциониста, если в магазине работают несколько контрольно - кассовых машин), с суммой, сданной в Госбанк, а также с суммой произведенных из выручки расходов на неотложные нужды магазина. Размер использования выручки на неотложные нужды, включая выплату заработной платы, премий, пособий по больничным листам, пенсий, ежегодно для каждого магазина устанавливается отделением Госбанка. 12. В магазинах, где не предусмотрено применение контрольно - кассовых машин и где они в нарушение действующего порядка не применяются, а также в палатках и мелкой рознице полнота оприходования и сдачи выручки в центральную кассу и Госбанк определяется расчетно за отдельные периоды в следующем порядке: сравнивается сумма поступивших в магазин за данный период товаров (отдельно выделяется сумма за товары повышенного спроса) с суммой, сданной Госбанку и центральной кассе и использованной на неотложные нужды выручки в том же периоде. Другой способ проверки состоит в том, что за проверяемый месяц определяется средняя дневная плановая выручка, которая сравнивается с фактической. При применении указанных методик необходимо иметь в виду, что в непродовольственных и продовольственных магазинах, реализующих в установленном порядке товары предприятиям, учреждениям и организациям в порядке мелкого опта, суммы плановой выручки нужно уменьшить на сумму фактической мелкооптовой реализации, отражаемой на отдельном субсчете. 13. По каждому магазину, палатке и торговой точке следует проверить, обеспечивается ли ими ежедневная сдача выручки в Госбанк, отделение связи или центральную кассу. При выявлении случаев, когда отдельные объекты не сдавали выручки за какой-то день или несколько дней, следует установить причины данного нарушения и выяснить, принимались ли меры для его устранения. Если в процессе ревизии будет установлено, что отдельные объекты по нескольку дней не сдавали выручку и в последующие дни эта задолженность не была ликвидирована, а после этого нарушения на данном объекте не была проведена инвентаризация, то следует немедленно организовать проведение инвентаризации, по возможности членом ревизионной группы. 14. По магазинам, которые сдают выручку инкассаторам Госбанка, следует проанализировать случаи недостач и излишков наличных денег в инкассаторских сумках, оценить величину этих отклонений, установить, нет ли таких магазинов, у которых указанные отклонения носят систематический характер. По таким магазинам необходимо тщательно изучить результаты проведенных инвентаризаций, установить, не использовались ли недовложения наличных денег в инкассаторские сумки для сокрытия на момент инвентаризации имеющейся недостачи в магазине. 15. С целью выявления фактов припрятывания выручки и других нарушений, способствующих сокрытию недостач, за ревизуемый период необходимо составить следующую ведомость превышений остатков наличных денег в кассах магазинов и других объектов на момент инвентаризации от среднедневной фактической выручки _____ (предприятия), установленных ревизией за период с ____ 200_ г. по ____ 200_ г. Примечание. Если инвентаризация проводилась в первой декаде месяца, то среднедневная фактическая выручка определяется по данным предшествующего месяца. Указанная ведомость является приложением к акту ревизии и подписывается ревизором, руководителем ревизуемого предприятия, бухгалтером централизованной бухгалтерии по учету товаров и тары. Во всех случаях, когда указанное превышение составляет 50% и более среднедневной выручки, необходимо проверить, не имело ли место после инвентаризации уменьшение сумм сдаваемой выручки. Такое уменьшение, если не было веских причин, свидетельствует о неполной сдаче выручки инкассаторам. По каждому факту уменьшения сдачи выручки нужно проверить результаты последующей инвентаризации, установить, не было ли и при этой инвентаризации значительного превышения остатка наличных денег над среднедневной выручкой без уважительных к тому причин. Если такое превышение было в данном магазине, а после инвентаризации здесь вновь уменьшилась выручка, то в этом магазине целесообразно провести инвентаризацию через месяц - два после предшествующей, чтобы установить скрываемую недостачу. 16. На каждое первое число и на даты инвентаризаций следует проверить полноту и своевременность оприходования выручки за реализованные товары. Для этого нужно сопоставить суммы в ведомости по дебету счета "Касса" в журнале - ордере по субсчету "Реализация товаров в розницу предприятиями розничной торговли". При выявлении расхождений следует установить, по какому магазину они образовались, а затем сверить по данному магазину суммы в каждом кассовом и товарном отчетах и непосредственно по первичным документам.
Методическое пособие о порядке проведения ревизии в предприятиях и организациях торговли УИС Минюста России
Сразу отметим, что факт недостачи при любом варианте учёта выявляется только проведением ревизии. За ревизию можно считать и передачу товара.
Описана последовательность и методика проведения инвентаризации. В день, предшествующий инвентаризации, сотрудники магазина приводят в порядок товарные. НЕКТО, раз пришел в Ашан, а он закрыт на ревизию :-).
В магазине где я был управляющим после проведения ревизии выявлена в магазине. ревизии у нас проводят ночью. в должностной инструкции пункт.
Инструкция о порядке проведения инвентаризации при проведении документальных ревизий, по требованию Сроки проведения инвентаризации. 4.. Инвентаризации в магазинах, имеющих отделы или секции, следует.
Порядок проведения ревизии 4. Оформление и реализация результатов ревизии. 1. Общие положения. 1.1. Настоящая Инструкция.
